Политика обработки персональных данных
Утверждена приказом Генерального директора ООО «Трей Лигал»

№ 3 от 15 октября 2020 года.

Москва 2020 г.

1. Общие положения

Список терминов и определений:

Административно-хозяйственная деятельность — внутренние процессы, направленные на текущее обеспечение деятельности ООО «Трей Лигал» товарно-материальными ценностями (осуществление закупок канцтоваров, офисного оборудования, расходных материалов, хозяйственных товаров, услуг связи и т. п.); на организацию документооборота (ведение архива, библиотек, баз данных); на организацию эксплуатации зданий, помещений, территорий (содержание, уборка, оформление и ремонт помещений); на организацию рабочего процесса; на организацию финансового и бухгалтерского обслуживания.

ООО «Трей Лигал» (далее — Трей Лигал) — юридическая компания, осуществляющая обработку персональных данных, а также определяющая цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, и действия, совершаемые с персональными данными.

Близкие родственники — являются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители и дети, дедушки, бабушки и внуки), полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры.

Кандидат — физическое лицо, претендующее на вакантную должность в Трей Лигал, персональные данные которого приняты Трей Лигал.

Клиент — российское или международное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, а также физическое лицо, занимающееся частной практикой, заключившее или намеревающееся заключить с Трей Лигал договор оказания услуг.

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

В рамках Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» установлены следующие определения:

Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Представитель Клиента — физическое лицо, персональные данные которого переданы Трей Лигал, входящее в органы управления Клиента; являющееся владельцем или учредителем, или акционером или участником Клиента; действующее от имени Клиента на основании доверенности или указанное в карточке с образцами подписей и оттиска печати Клиента.

Работник — физическое лицо, заключившее с Трей Лигал трудовой договор.

Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Субъект персональных данных — физическое лицо, которое прямо или косвенно определено с помощью персональных данных.

1.1. Политика обработки персональных данных в Трей Лигал (далее — Политика) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конвенцией о защите физических лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера (ETS № 108, заключена в г. Страсбурге 28.01.1981), Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ с учетом изменений и дополнений, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» с учетом изменений и дополнений, Регламентом № 2016/679 Европейского парламента и Совета Европейского Союза «О защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных, а также об отмене Директивы 95/46/ЕС (Общий Регламент о защите персональных данных)» (принят в г. Брюсселе 27.04.2016), а также в соответствии с иными федеральными законами и подзаконными актами Российской Федерации, определяющими случаи и особенности обработки персональных данных и обеспечения безопасности и конфиденциальности такой информации (далее — Законодательство о персональных данных).

1.2. Политика разработана в целях реализации требований законодательства в области обработки и обеспечения безопасности персональных данных и направлена на обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных в Трей Лигал.

1.3. Политика устанавливает:

1.3.1. цели обработки персональных данных;

1.3.2. классификацию персональных данных и субъектов персональных данных;

1.3.3. общие принципы обработки персональных данных;

1.3.4. основных участников системы управления процессом обработки персональных данных;

1.3.5. основные подходы к системе управления процессом обработки персональных данных.

1.4. Положения Политики являются основой для организации работы по обработке персональных данных в Трей Лигал, в том числе, для разработки внутренних нормативных документов 2-го и 3-го уровня (регламентов, методик, технологических схем и пр.), регламентирующих процесс обработки персональных данных в Трей Лигал.

1.5. Положения Политики являются обязательными для исполнения всеми Работниками Трей Лигал, имеющими доступ к персональным данным.

1.6. Политика является внутренним документом Трей Лигал, является общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Трей Лигал.

1.7. Ознакомление Работников Трей Лигал с положениями Политики осуществляется посредством рассылки Политики по системе электронного документооборота, используемого в Трей Лигал или посредством предоставления бумажного носителя Работнику.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Трей Лигал осуществляет обработку персональных данных в целях:

2.1.1. заключения с Субъектом персональных данных любых договоров и их дальнейшего исполнения;

2.1.2. проведения Трей Лигал акций, опросов, исследований;

2.1.3 предоставления Субъекту персональных данных информации об оказываемых Трей Лигал услугах, о разработке Трей Лигал новых продуктов и услуг; информирования Клиента о предложениях по продуктам и услугам Трей Лигал;

2.1.4. ведения кадровой работы и организации учета Работников Трей Лигал;

2.1.5. привлечения и отбора Кандидатов на работу в Трей Лигал;

2.1.6. осуществления Трей Лигал aдминистративно-хозяйственной деятельности;

2.1.7. регулирования трудовых и иных, непосредственно связанных с ними отношений.

3. Классификация персональных данных и Субъектов персональных данных

3.1. К персональным данным относится любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (Субъекту персональных данных), обрабатываемая Трей Лигал для достижения заранее определенных целей.

3.2. Трей Лигал не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой и национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, интимной жизни, судимости физических лиц, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

3.3. Трей Лигал вправе осуществлять обработку биометрических персональных данных с целью идентификации клиентов и работников Трей Лигал, при оказании услуг и установления личности работников и посетителей при осуществлении пропуска на территорию Трей Лигал.

3.4. Трей Лигал осуществляет обработку персональных данных следующих категорий Субъектов персональных данных:

3.4.1. физические лица, являющиеся Кандидатами;

3.4.2. физические лица, являющиеся Работниками и их близкими родственниками;

3.4.3. физические лица, осуществляющие выполнение работ по оказанию услуг и заключившие с Трей Лигал договор гражданско-правового характера;

3.4.4. физические лица, входящие в органы управления Трей Лигал;

3.4.5. физические лица, представляющие интересы Клиента (Представители Клиента);

3.4.6. физические лица, приобретшие или намеревающиеся приобрести услуги Трей Лигал;

3.4.7. физические лица, не относящиеся к Клиентам, заключившие или намеревающиеся заключить с Трей Лигал договорные отношения в связи с осуществлением Трей Лигал административно-хозяйственной деятельности;

3.4.8. физические лица, персональные данные которых сделаны ими общедоступными, а их обработка не нарушает их прав и соответствует требованиям, установленным Законодательством о персональных данных;

3.4.9. иные физические лица, выразившие согласие на обработку Трей Лигал их персональных данных или физические лица, обработка персональных данных которых необходима Трей Лигал для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации.

4. Общие принципы обработки персональных данных

4.1. Трей Лигал осуществляет обработку персональных данных на основе общих принципов:

4.1.1. законности заранее определенных конкретных целей и способов обработки персональных данных;

4.1.2. обеспечения надлежащей защиты персональных данных;

4.1.3. соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;

4.1.4. соответствия объема, характера и способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

4.1.5. достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

4.1.6. недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;

4.1.7. хранения персональных данных в форме, позволяющей определить Субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;

4.1.8. уничтожения или обезличивания персональных данных по достижении целей их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Российской Федерации, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных;

4.1.9. обеспечения конфиденциальности и безопасности обрабатываемых персональных данных.

4.2. В рамках обработки персональных данных для Субъекта персональных данных и Трей Лигал определены следующие права.

4.2.1. Субъект персональных данных имеет право:

4.2.1.1 получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в порядке, форме и сроки, установленные Законодательством о персональных данных;

4.2.1.2. требовать уточнения своих персональных данных, их Блокирования или Уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными, не являются необходимыми для заявленной цели обработки или используются в целях, не заявленных ранее при предоставлении Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных;

4.2.1.3. принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

4.2.1.4. отозвать свое согласие на обработку персональных данных.

4.2.2. Трей Лигал имеет право:

4.2.2.1. обрабатывать персональные данные Субъекта персональных данных в соответствии с заявленной целью;

4.2.2.2. требовать от Субъекта персональных данных предоставления достоверных персональных данных, необходимых для исполнения договора, оказания услуги, идентификации Субъекта персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных Законодательством о персональных данных;

4.2.2.3. ограничить доступ Субъекта персональных данных к его персональным данным в случае, если Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, доступ Субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

4.2.2.4. обрабатывать общедоступные персональные данные физических лиц;

4.2.2.5. осуществлять обработку персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4.2.2.6. поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия Субъекта персональных данных.

5. Организация системы управления процессом обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных Субъекта персональных данных осуществляется с его согласия на обработку персональных данных, а также без такового, если Обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе Субъекта персональных данных или договора, по которому Субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем или в иных случаях, предусмотренных Законодательством о персональных данных.

5.2. Обработка специальной категории персональных данных, касающейся состояния здоровья Субъекта персональных данных осуществляется с согласия Субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных в письменной форме, а также без такового, если персональные данные сделаны общедоступными Субъектом персональных данных.

5.3. Трей Лигал вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Такая Обработка персональных данных осуществляется только на основании договора, заключенного между Трей Лигал и третьим лицом, в котором должны быть определены:

5.3.1. перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться третьим лицом, осуществляющим обработку персональных данных;

5.3.2. цели обработки персональных данных;

5.3.3. обязанности третьего лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать их безопасность при обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных.

5.4. Доступ к обрабатываемым персональным данным предоставляется только тем Работникам, которым он необходим в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей и с соблюдением принципов персональной ответственности.

5.5. Обработка персональных данных прекращается при достижении целей такой обработки, а также по истечении срока, предусмотренного законом, договором, или согласием Субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. При отзыве Субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, Трей Лигал вправе продолжить обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных, если такая обработка предусмотрена договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных, иным соглашением между Трей Лигал и Субъектом персональных данных, либо если Трей Лигал вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» с учетом изменений и дополнений, Регламентом № 2016/679 Европейского парламента и Совета Европейского Союза «О защите физических лиц при обработке персональных данных и о свободном обращении таких данных» или другими федеральными законами.

5.6. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением конфиденциальности, под которой понимается обязанность не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия Субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

5.7. Трей Лигал обеспечивает конфиденциальность персональных данных Субъекта персональных данных со своей стороны, со стороны своих Работников, имеющих доступ к персональным данным физических лиц, а также обеспечивает использование персональных данных вышеуказанными лицами исключительно в целях, соответствующих закону, договору или иному соглашению, заключенному с Субъектом персональных данных.

6. Заключительные положения

6.1. Трей Лигал, а также его должностные лица и Работники несут гражданско-правовую, административную и иную ответственность за несоблюдение принципов и условий обработки персональных данных физических лиц, а также за разглашение или незаконное использование персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Политика является внутренним документом Трей Лигал, является общедоступной и подлежит размещению на официальном сайте Трей Лигал.